Politíca de Tratamiento de Información y Datos Personales
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA NUEVA VOZ DEL NORTE S.A.S.
CAPITULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES
OBJETIVO:
La Política de Tratamiento de Información Personal tiene como propósito brindar los parámetros, reglas y condiciones para el tratamiento de la información personal que realiza LA NUEVA VOZ DEL NORTE S.A.S en adelante, LA EMISORA.
ALCANCE:
Esta política aplica a accionistas, clientes, candidatos en proceso de selección, trabajadores, funcionarios de las filiales nacionales, socios comerciales, contratistas, hijos de los trabajadores y/o funcionarios, proveedores de servicios y en general terceros que tengan relación directa o indirecta con LA EMISORA. Aplica a todas las bases de datos y archivos de información personal que estén en poder de LA EMISORA y que se encuentren dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 13773 de 2013 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten.
OBLIGACIONES:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para LA EMISORA.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
Para efectos de identificar a LA NUEVA VOZ DEL NORTE S.A.S como Responsable de la información, se relacionan los datos de contacto, y se aclara que LA EMISORA, no tiene asignado un Encargado externo de la Información.
- Razón Social y NIT: LA NUEVA VOZ DEL NORTE S.A.S. NIT: 900.936.259-2
- Dirección y Domicilio: Avenida 0 # 17-51 / 2° piso, Barrio Caobos – Cúcuta
- Correo electrónico: 1040amlavozdelnorte@gmail.com
- Teléfono: (7) 5717555
CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
2.1 TRATAMIENTO
Los datos personales que se encuentran en posesión de LA EMISORA están sometidos al siguiente tratamiento:
2.1.1. Recolección
El tratamiento de la información personal que realiza LA EMISORA, se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su actividad comercial, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular.
Los instrumentos que utiliza LA EMISORA para recolección de la información, cuenta con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización del consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
LA EMISORA podrá omitir su deber de solicitar la autorización para el tratamiento de datos personales cuando se trate de: a) Información que le sea requerida por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
2.1.1.2 Recolección de imágenes a través de cámaras de videovigilancia
LA EMISORA podrá utilizar diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de la empresa. Por ese motivo, se informa la existencia de estos medios de recolección de datos personales mediante la exposición en sitios visibles de anuncios de videovigilancia ubicados de manera estratégica para su fácil identificación.
El sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en la que prime la intimidad del Titular (tales como baños y similares).
El sistema es utilizado para preservar la seguridad, tanto del personal como de sus visitantes, así como de la infraestructura, y demás bienes muebles e inmuebles de LA EMISORA. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.
2.1.2 Almacenamiento
La información personal de los titulares se encuentra en nuestros servidores y archivos físicos, los cuales están ubicados en las instalaciones de LA EMISORA, por lo tanto, la información se encuentra en el País y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas.
En algunas ocasiones, la información personal se almacena directamente en los equipos de los responsables de los procesos de LA EMISORA, o en archivos físicos, para estos casos, se encuentran establecidos controles de acceso a la información, con las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.
2.1.3. Uso
El uso de la información almacenada en nuestra base de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:
Llevar registro y control de la nómina de LA EMISORA y colaboradores externos
Llevar el registro y control de los clientes y proveedores para los respectivos pagos, y en general, para
Controles en la contratación de personal
Realización de informes de diferentes áreas de LA EMISORA en aspectos contables, inventarios, nómina, ventas, financiero y similares.
Llevar registro y control de la información, orientada a la administración de LA EMISORA y todos los procedimientos administrativos relativos al manejo diario y propios de la Organización.
2.1.4. Circulación
LA EMISORA podrá transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos
LA EMISORA les realizará las gestiones que sean necesarias para asegurar que los datos personales que le han sido encomendados sean tratados por éstos conforme a la Ley 1581 de 2012 y a las Políticas Internas de LA EMISORA.
2.1.5. Supresión
La supresión de la información personal, se realiza una vez ha cumplido el ciclo para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, siempre y cuando la ley lo autorice, de todas formas, en el marco del manual interno de procedimientos de LA EMISORA, se establece los criterios, en que se procede a dicha eliminación.
2.2. FINALIDAD
LA EMISORA en el desarrollo de su objeto social recopila constantemente datos personales, con distintas finalidades y usos, dentro de los cuales se enmarcan, de acuerdo a la siguiente clasificación:
TITULAR | FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES |
Participantes en los procesos de selección | Cuando el Titular de los datos personales, por cualquier medio, someta su Hoja de Vida a consideración de LA EMISORA, entiende y autoriza el Tratamiento de sus datos personales para las siguientes finalidades:
a) Participar en los procesos, actuales y futuros, de reclutamiento y selección de personal. b) Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección. c) Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección. d) Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección. e) e) Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa. |
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EMPLEADOS | LA EMISORA llevará a cabo el Tratamiento de los Datos Personales de sus empleados para las siguientes finalidades:
a) Adelantar los procesos de contratación y desvinculación laboral. b) Cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales como pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, mejoramiento de los programas de entrenamiento, control sobre el ausentismo, adelantar programas de prevención y promoción, gestión de incapacidades, verificación de antecedentes judiciales, administrativos, disciplinarios, laborales, académicos y de cualquier otra índole, afiliación al Sistema de Seguridad Social y parafiscales, pago a la DIAN de las sumas retenidas, certificados de ingresos y retenciones, certificados laborales solicitados por el Titular y/o cualquier información requerida por una entidad o autoridad, contar con un perfil sociodemográfico y de salud física y mental de los empleados, control de ingreso y salida de las instalaciones de la empresa, las imágenes tomadas a los Empleados servirá como prueba para adelantar diferentes actuaciones internas o externas o aplicar los procedimientos disciplinarios conforme con el Reglamento Interno de Trabajo a través de las imágenes usadas como evidencia de algún hecho y las demás que sean necesarias para dar cumplimiento a la normativa colombiana en lo que respecta a condiciones y obligaciones laborales entre empleado y empleador. c) Establecer los perfiles de ingreso a los espacios físicos, a los sistemas de información y a las herramientas tecnológicas utilizadas por la empresa. d) Tomar y grabar videos los cuales serán utilizados para preservar la seguridad, tanto del personal de LA EMISORA como de proveedores, sus visitantes, así como de su infraestructura, y demás bienes muebles e inmuebles, a través del monitoreo y vigilancia de las instalaciones. e) Tomar y grabar audios, videos o fotos de los empleados con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por LA EMISORA. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por la empresa en boletines, informes sectoriales, publicaciones, y en general en cualquier actividad, incluso una vez el empleado se retire de la trabajar con LA EMISORA. f) Realizar actividades relacionadas con el beneficio de rodamiento y de control a la seguridad vial. g) Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los empleados de LA EMISORA y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes h) Reportar la información del Titular a cualquier autoridad siempre y cuando esté facultada legalmente para solicitar dicha información personal. |
Núcleo familiar del empleado. | El empleado cuando suministre información de su núcleo familiar autoriza a LA EMISORA para cumplir las siguientes finalidades
a) Realizar la afiliación al Sistema de Seguridad Social como beneficiarios. b) Realizar la afiliación a caja de compensación como beneficiarios del Empleado. c) Notificar a familiares en caso de emergencias durante la estancia del Empleado en las instalaciones de LA EMISORA. d) Tomar y grabar audios, videos o fotos del núcleo familiar del Empleado con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por LA EMISORA. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por la empresa en boletines, informes sectoriales, publicaciones, y en general en cualquier actividad, incluso una vez el empleado se retire de la trabajar con LA EMISORA. |
Prospectos de Clientes | Los datos suministrados a LA EMISORA por personas interesadas en los productos de la EMISORA tendrán la siguiente finalidad:
a) Elaborar y enviar cotizaciones de los productos y servicios suministrados por LA EMISORA. b) Contactar al Titular a través de diferentes medios para realizar encuestas, estudios, gestiones comerciales, de mercadeo y/o confirmación de información necesarios para la prestación de los servicios de LA EMISORA. c) Realizar las acciones necesarias para gestionar y responder las PQRS presentadas por los Titulares de los datos personales. |
Clientes | LA EMISORA llevará a cabo el Tratamiento de los Datos Personales de sus Clientes para las siguientes finalidades:
a) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización. b) Mejorar el servicio basado en el conocimiento de las preferencias del cliente. c) Elaborar y enviar cotizaciones de los productos y servicios suministrados por LA EMISORA. d) Identificar la ubicación geográfica del Titular para la prestación de los servicios. e) Caracterizar al Titular como cliente y/o beneficiario de los servicios que presta LA EMISORA. f) Realizar las acciones necesarias para gestionar y responder las PQRS presentadas por los clientes, y los Titulares de los datos personales. g) Realizar los procesos de facturación, gestión de cobro y reintegros de los servicios solicitados. h) Grabar y tomar videos los cuales serán utilizados para preservar la seguridad, tanto del personal de LA EMISORA como de proveedores, sus visitantes, así como de su infraestructura, y demás bienes muebles e inmuebles, a través del monitoreo y vigilancia de las instalaciones. Adicionalmente, las imágenes servirán como prueba para adelantar diferentes actuaciones internas o externas usándolas como prueba ante cualquier autoridad competente. i) Cuando sea necesario, enviar reportes y/o consultar la información financiera, crediticia, comercial y de servicios a las centrales de información financiera. j) Transmitir o trasferir los datos a los aliados estratégicos para desarrollar la relación comercial para la cual el Titular contrató con LA EMISORA. k) Emitir certificaciones relativas a los productos o servicios con que cuenta el Titular del dato personal con LA EMISORA. l) Reportar la información del Titular a cualquier autoridad siempre y cuando esté facultada legalmente para solicitar dicha información personal. |
Público en general LA EMISORA | La información suministrada por el titular del derecho a LA EMISORA tendrá las siguientes finalidades
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de LA EMISORA en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
b) Gestionar las sugerencias, quejas, reclamos y/o denuncias
c) Realizar el registro y seguimiento de las sugerencias, quejas, reclamos y/o denuncias.
d) Transferir esta información a los terceros que estén involucrados en las solicitudes de sugerencias, quejas, reclamos y/o denuncias.
e) Contactar al Titular de a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
f) Suministrar la información a terceros con los cuales LA EMISORA tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
g) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual LA EMISORA tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas. h) Realizar estudios estadísticos, teniendo en cuenta la opinión de los oyentes, para evaluar y mejorar nuestros productos y servicios
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CAPÍTULO TERCERO
DE LOS DERECHOS Y SU PROTECCIÓN
3. DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
3.1 Derechos que le asisten como titular del dato
El Derecho Fundamental al Habeas Data o Protección de Datos Personales, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. La ley reconoce los siguientes derechos al titular:
3.1.1. Actualización
Puede solicitar la actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
3.1.2. Rectificación y/o corrección
Puede solicitar la rectificación de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o si inducen a error.
3.1.3. Supresión
Puede solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos que tengan fines publicitarios. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
3.1.4. Revocación
Puede solicitar la revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, de nuestras bases de datos que tengan fines publicitarios.
3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
3.2.1. Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a LA EMISORA, acceso a su información personal que reposa en nuestras bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3.2.2. Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a LA EMISORA, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que LA EMISORA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las personas facultadas para solicitar una consulta a LA EMISORA, son las siguientes:
- Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores que han tenido alguna relación con LA EMISORA
- Los clientes y proveedores que han tenido o tuvieron alguna relación comercial con LA EMISORA
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial
- A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
- A cualquier titular de la información personal que repose en nuestras bases de datos.
Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:
- Nombres completos y apellidos
- Tipo y número de identificación
- Dirección de domicilio
- Teléfono de contacto
- Correo electrónico
- Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud
En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto Responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento le niegue LA EMISORA el ejercicio de sus derechos.
3.5 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
LA EMISORA tiene habilitado el siguiente canal para que los titulares ejerzan su derecho de Hábeas Data:
Correo electrónico: info@lavozdelnorte.com.co
ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA PRESENTE POLÍTICA.
LA EMISORA tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de la presente Política, para lo cual se coordinará por el Área Administrativa, lo pertinente. Para el efecto, todo el personal, tanto directo, indirecto y contratistas, que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a dar traslado al Gerente, de manera inmediata, de cualquier situación o evento que se suscite con respecto a la aplicación u omisión de lo establecido en la presente Política.
CAPÍTULO CUARTO DISPOSICIONES FINALES
4.1 Medidas permanentes
En el tratamiento de datos personales, LA EMISORA, de manera permanente verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas que se garantice el derecho al habeas data de los titulares.
4.2 Obligatoriedad de la Política
Los empleados, los clientes, proveedores, contratistas y cualquier titular que tenga alguna relación comercial con LA EMISORA deberán acatar la presente política, y los manuales internos para su efectivo cumplimiento.
4.3 Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales
LA EMISORA garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en nuestra posesión.
4.4 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia
Esta política entró en vigencia el día seis (06) del mes de julio del año Dos Mil Veinte (2020)